AM HIỂU HƠN VỀ QUẢN LÝ TEAMWORK
ooooooooooooooooooooo
Bạn làm việc trong một môi trường chuyên
nghiệp với những mô hình làm việc nhóm hiệu quả. Bạn làm việc trong những dự án
dài ngày và làm việc nhóm là cách làm việc của cả dự án. Bạn có chắc rằng mình
rạch ròi mọi đặc điểm, chi tiết, cách vận hành cũng như tính hiệu quả của làm
việc nhóm? Bạn có đủ tự tin để trả lời rằng mình nắm hết các kỹ năng để làm
việc nhóm hiệu quả? Hãy thử đi vào thực tế và trả lời các câu hỏi dưới đây nhé!
Nhóm bạn được
hình thành như thế nào?
- Chúng ta cứ đi dần dần từ lúc hình thành
nhóm. Cách tốt nhất là các thành viên có quan hệ tốt với nhau (hay chơi với
nhau chẳng hạn), hoặc đã từng làm việc ăn ý ở một nhóm trước đó, cùng liên lạc
với nhau để tạo nên nhóm của mình. Vì vậy các thành viên nên chủ động, tránh
việc há miệng chờ sung, chờ người ta đến “mời” mình. Hậu quả có thể dẫn đến
việc sẽ phải cùng nhóm với những người mà mình không thể làm việc chung được.
- Tôi đã chứng kiến có trường hợp một số người không chọn nhóm, đến cuối cùng
được ghép chung vào một nhóm bất kỳ, mọi người ít tiếp xúc nhau, hoặc người
mới, kết quả là dự án không thể hoàn thành và nếu có thể hoàn thành thì hiệu
quả cũng không cao, kết quả công việc không tốt.
Trong nhóm bạn
ai là Leader?
- Leader là người đóng vai trò rất quan
trọng trong một nhóm, vai trò thế nào thì chắc hẳn ai cũng biết. Mọi người
thường có tư tưởng đại loại như ai làm mà chẳng được, hay thích trêu ai đấy rồi
bắt người ta làm leader, hay chọn người học khá nhất làm leader rồi bắt người
ta… làm hết. Những trường hợp này nhóm sẽ không thể có người lãnh đạo tốt được.
Cách tốt nhất là nhóm nên cân nhắc kỹ càng và bầu ra một leader có tinh thần
trách nhiệm cao và có khả năng gắn kết mọi thành viên khác. Leader như người
thuyền trưởng, hãy đặt con thuyền của mình vào tay đúng người.
- Một điều khá vô lý nữa là leader trong
nhóm thường không có tiếng nói. Khi các thành viên bầu chọn ra một leader đồng
nghĩa với việc phải chấp nhận đó là người có tiếng nói cao nhất. Các quyết định
nhóm được đưa ra một cách dân chủ, nhưng quyền quyết định cuối cùng vẫn phải
thuộc về leader. Hay mọi người nếu muốn dân chủ hơn, có thể thực hiện biểu
quyết theo cách leader tương đương hai phiếu, các thành viên khác một phiếu
chẳng hạn.
Nhóm bạn có
thiết lập những quy tắc riêng?
- Đã làm việc với nhau thì nên đặt ra những
quy tắc để mọi người phải tuân theo và làm cơ sở đánh giá. Quy tắc có thể là
khen thưởng, xử phạt khi quá deadline, hay quy tắc bảo mật, đúng giờ… Theo tôi
thì nên đánh vào… túi tiền, một lần chậm deadline phạt 100K thì chắc không ai
dám chậm đến lần thứ hai.
- Cũng có trường hợp một thành viên nào đó
trong nhóm được giao việc nhưng không làm, mọi người cũng không có cách nào để
phạt anh ta, vậy nhóm nên xử lý như thế nào? Nhiều người có thể thấy thương hại
mà tặc lưỡi cho qua, rồi chia nhau làm phần việc người đấy. Nhưng nếu nhóm có
quy tắc cho tình huống này từ trước, thì hoàn toàn có thể thoải mái loại người
đó ra khỏi nhóm.
Nhóm bạn có bao
giờ họp offline?
- Internet giờ đây đã len lỏi đến tận bàn
làm việc thậm chí tân giường ngủ của mỗi nhân viên văn phòng, chúng ta có điều
kiện hơn trước là có thể làm việc nhóm online. Tuy nhiên, khi làm việc online
thì các thành viên rất dễ bị sao nhãng, nhất là chúng ta đang ở trong độ tuổi
“hiếu động”, mà trên Internet thì toàn những cám dỗ khó từ chối.
- Thêm nữa làm
việc online rất khó để tranh luận, ý kiến cá nhân dễ bị phớt lờ hay hiểu sai,
mọi người không bày tỏ được thái độ của mình… Vì vậy nhóm nên có các buổi
offline theo định kỳ, những lúc nước rút có thể đến offline luôn ở nhà của các
thành cho tiện và tiết kiệm chi phí. Đó cũng là một cách xây dựng tính đồng đội
trong nhóm.
- Ngoài ra, khi làm việc online thì mọi người thường chỉ tập trung vào phần việc của mình mà dễ phớt lờ đi tiến độ chung của toàn project. Một người có thể sẽ chẳng biết ai đang làm gì và làm được đến đâu. Họp offline là môi trường tốt để mọi người cùng cập nhật quá trình cho các thành viên khác, mọi người sẽ biết nhiều hơn và cùng nhau giải quyết vướng mắc. Các quyết định cũng nên được đưa ra thông qua việc họp offline, nơi mọi người có thể đưa ra ý kiến và tranh luận trực tiếp.
Nhóm bạn chia
việc như thế nào?
- Trong mỗi nhóm luôn có nhóm trưởng. Việc
của nhóm trưởng là phân công từng nhiệm vụ cho các thành viên, càng chia nhỏ
công việc thì càng đảm bảo chất lượng công việc. Chẳng hạn như A sẽ tìm tài
liệu, B lọc ra ý chính, C “cắt gọt” và trình bày lại, D làm trên nền Power
Point và cả 4 thành viên này đều phải nắm rõ nội dung bài muốn thuyết trình.
- Trong trường hợp nhóm quá đông (ví dụ, có 15 thành viên), hãy tiếp tục chia nhỏ
thành từng cụm để dễ hoạt động. Mọi thành viên đều phải đóng góp công sức vào
bài.
- Nếu bạn là nhóm trưởng, đừng ngại phân
công nhiệm vụ. Chỉ khi thành viên bảo rằng không làm được việc đó, bạn có quyền
phân công người khác. Công việc được càng chia nhỏ thì các thành viên càng thấy
dễ làm hơn. Và khi dễ làm, họ sẽ hứng thú và hoàn thành nhiệm vụ nhanh chóng.
- Có thể một project sẽ được thực hiện
nhanh hơn và tốt hơn nếu giao cho một người làm. Nhưng điều đó chỉ xảy ra khi
công việc được phân chia không tốt, như một câu nói vui ví von về cách làm việc
nhóm của người Nhật và người Việt Nam: 3 người Nhật làm việc nhóm thì công việc
được thực hiện nhanh gấp 3 lần, còn 3 người Việt Nam cùng làm thì công việc lại
chậm đi 3 lần. Công việc của nhóm được giao cho chỉ một người làm thì chúng ta
đang làm hại chính mình. Người được giao sẽ căng thẳng và mất nhiều thời gian
trong khi những người khác không học thêm được kiến thức mới.
Nhóm bạn làm
việc đã thực sự chuyên nghiệp?
- Thật khó để đánh giá được mức độ chuyên
nghiệp của một nhóm. Bạn có thể đưa lý thuyết ra để so sánh, nhưng điều dễ nhận
biết nhất là nếu làm việc nhóm chuyên nghiệp thì đến cuối tất cả thành viên đều
học được nhiều và trưởng thành hơn từ quá trình làm việc nhóm. Mọi người đều có
thể nhìn vào sản phẩm mà tự hào rằng đây là sản phẩm của nhóm tôi, có sự đóng
góp của tôi. Mọi người đều vui vẻ và sẵn sàng hợp tác tiếp với nhau trong những
project sau.
- Tất nhiên để làm việc nhóm tốt không chỉ
đơn giản là có những câu trả lời tích cực cho những câu hỏi trên. Tôi không
phải là nhà nghiên cứu, cũng chẳng phải là người có nhiều kinh nghiệm đã làm
project này đến project khác. Trên đây tôi chỉ đưa ra những khía cạnh thường
gặp nhất trong việc làm việc nhóm, nhất là đối với nhân viên văn phòng như tôi.
Các bạn nên tự rèn luyện thông qua thực tế cũng như lý thuyết để củng cố kỹ
năng. Và khi làm việc nhóm hãy luôn nhớ nguyên tắc: Một người vì mọi người.
Sưu tầm
Hãy liên lạc với đội ngũ chúng tôi để được tư vấn về các chương trình Teambuilding (xây dựng Đội Ngũ) - Event (tổ chức Sự Kiện) - M.I.C.E - Wedding (Dịch vụ Cưới) một cách chi tiết, hoàn chỉnh và hoàn hảo nhất theo yêu cầu của quý vị.
Tel: 08.3726 9962 - 3726 3941
Hotline: 0946.139 169 gặp Ms Bạch
0902.635 615 gặp Mr Kiệt
Email: contact@teampower.vn
Website: https://www.teampower.vn
Không có nhận xét nào:
Đăng nhận xét